Automatización De Procesos: ¿Por dónde empezar?
Un artículo escrito por Javier Gascón: Founder de The Climate COO, que incluye una sorpresa al final.
Entre las cosas que marcan la diferencia dentro de una organización, está el hecho de conseguir la tranquilidad y el espacio mental necesarios para poder centrarse en las cosas que realmente importan y requieren de aptitudes humanas, como por ejemplo eventos, llamadas de ventas o estrategia de productos, entre muchas otras. Y cuando hablamos de organizaciones con propósito, la importancia de que las personas puedan maximizar su tiempo para dedicarlo a impulsar ideas y proyectos con sensibilidad, se vuelve exponencial.
Ese tiempo tan valioso y los potenciales resultados con impacto que podrían obtenerse invirtiéndolo correctamente, a menudo se ven afectados por tareas rutinarias sistemáticas a las que hay que prestarle atención a menudo y de forma repetitiva. Correos que se envían uno a uno, datos que se copian de un Excel a otro, informes que se generan siempre igual, procesos que dependen de “acordarse” de hacer algo… Nada de eso responde directamente a la misión o al propósito de ninguna empresa y aun así son procesos que consumen muchas horas, energía y atención.
Y ahí es donde entra en juego la automatización de procesos digitales
El Case Study de B Lab Spain
Con ese contexto presente y con la visión de que la mejor manera de multiplicar el impacto es ayudar a quienes luchan contra el cambio climático, desde The Climate COO aprovechamos el poder de la inteligencia artificial, la automatización y las plataformas online para ayudar a crecer empresas, mediante sistemas que no requieren intervención manual. ¿El resultado? Más eficiencia y mejor aprovechamiento del día, de la forma más valiosa; porque no hay tiempo que perder en la carrera contra el cambio climático y en el cambio hacia la transformación sistémica hacia una economía más inclusiva, equitativa y regenerativa para las personas y el planeta.
También en esa línea, en los últimos meses hemos estado ayudando a B Lab Spain a automatizar todo tipo de procesos digitales: Tracking de ventas, sincronización de usuarios entre distintas bases de datos y herramientas, uso de IA para validar status de usuarios y preparar sesiones de preguntas, clasificación de correos, etc.
Toda esta estrategia e implementación de automatizaciones ha conseguido:
Ahorrar cientos de horas de trabajo y miles de euros.
Eliminación de errores humanos, llamadas y avisos innecesarios entre equipos.
Liberar espacio mental al equipo para que se puedan centrar en acciones realmente valiosas.
Inspirado por la experiencia que ha sido trabajar de la mano con el equipo de B Lab Spain y tras descubrir los procesos que permiten tantas conexiones reales dentro del Movimiento B Corp, que se traducen en un impacto realmente valioso tanto en el ecosistema de B Corps como en la sociedad, escribo hoy una breve reflexión sobre cómo encontrar esos procesos que se pueden empezar a automatizar desde ya en cualquier empresa o rutina.
(Sigue leyendo ¡al final del artículo hay un obsequio exclusivo solo para B Corps!)
Automatizar para humanizar
Llega un punto en el que si una empresa quiere seguir aumentando su impacto y sus ingresos sin más empleados y sin externalizar proyectos, tiene que invertir en herramientas, sistemas y automatización.
Todo el mundo quiere pasar de ese “no me da la vida” a una situación en la que hay más tiempo para centrarse en las tareas que son diferenciales para la empresa y en las que el ser humano aporta verdadero valor.
Hacer facturas, actualizar el CRM, seguimiento de leads, crear documentos, pasar datos de un lado a otro, y muchas otras cosas son tareas que sí o sí hay que hacer, pero que no tiene sentido pasar un 50% del tiempo en ellas. Lo ideal sería pasar el mínimo tiempo posible en esos procesos que no son diferenciales, y todo el tiempo posible en llamadas con clientes, diseño de producto, estrategia, etc.
Pero claro, para llegar a ese estado de ensueño hay que invertir tiempo para saber por dónde empezar.
Al principio es normal estar perdido y por eso aquí van 3 trucos para encontrar esos procesos que son ideales para empezar a automatizar desde ya:
1. Tipos De Procesos
Es verdad que hoy en día ya se puede automatizar casi todo pero para empezar lo mejor es ir a por procesos concretos que cumplen los siguientes requisitos:
Repetitivos: Procesos muy mecánicos que siguen un patrón similar.
Recurrentes: Ocurren de forma regular con el mismo “disparador” (todos los jueves a las 9am, cada vez alguien me manda una factura, etc.)
Frágiles: Son propensos a error humano por la falta de atención/precisión.
Un ejemplo perfecto son todos esos procesos de copiar y pegar datos de un sitio a otro.
2. Match con tu calendario
Ahora que sabemos lo que buscamos, vamos a encontrarlo. Coge tu calendario o tu lista de tareas de las últimas 2 semanas. Revisa todas esas cosas que has estado haciendo y mira si cumplen los criterios que hemos descrito antes.
Aquí ayuda mucho plasmarlo visualmente en un Google Sheet por ejemplo.
Una vez detectados los que más “SI” tengan, los evaluaremos en base a impacto y esfuerzo (igual hay algunos, que en vez de automatizarlos, vemos que es más eficiente dejar de hacerlos directamente) y decidiremos por cuál empezar.
3. “Ayuda ¡No me sale nada!”
Si tu lista está en blanco seguramente sea por una de estas 2 razones:
Tu cerebro te miente: Al cerebro le encantan las tareas de baja carga cognitiva porque ahorran energía y por tanto te hace creer que es importante que las hagas tú. Estas tareas se convierten en frágiles y son propensas a errores humanos porque tu cabeza va en piloto automático.
Simplifica la tarea: Es difícil concebir que una tarea grande sea automatizable (onboarding de clientes nuevos). Rompela en partes más pequeñas y fáciles de automatizar (añadir al CRM + crearles una carpeta en Drive + mandarles un correo + etc.)
Si estás empezando no te distraigas con automatizaciones complejas, IA, agentes, etc.
Muchas veces empezar por crear automatizaciones sencillas ya es una gran victoria que con muy poco esfuerzo ahorra muchísimas horas de trabajo y dolores de cabeza al equipo.
🎁 De forma puntual y como oferta de año nuevo, desde The Climate COO hemos decidido dar a las B Corps que lo deseen una sesión de consultoría GRATUITA, online o presencial, sobre automatizaciones.
El objetivo es inspirar a las empresas con casos de uso personalizados a sus problemas concretos y otros más genéricos, dar trucos para implementar el mindset de automatización dentro de las empresas, y responder cualquier duda que haya sobre este tema.
Aprovecha esta oferta para empezar el año con buen pie y manda un correo antes del 10 de Febrero a javi@theclimatecoo.com para ver cómo adaptar la sesión a tu empresa para sacar el máximo rendimiento.